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面接にスタッフの意見を取り入れたら、新人の定着率が大幅UP!【歯科あるある第1回】

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ほとんどの歯科医院ではスタッフの採用面接は院長が自ら行っているのではないでしょうか? しかし、院長が面接で採用したスタッフが、仕事内容は問題ないのに、他のスタッフと合わずにすぐに辞めてしまうなんていうことはありませんか? 私の勤める医院でも一時期そんなことが問題になっていました。

院長の面接センスに疑問を感じる

私が主任助手を務める医院は、歯科衛生士、歯科助手、受付スタッフを合わせて常時10名程度の歯科医院です。スタッフの年齢は20~30代前半。全員独身。みんなとにかくノリが良くて明るい! 昼休みは、ファッションや美容関係、恋愛話で盛り上がっています。仕事終わりに飲みに行ったり、休みの日には一緒にショッピングに行ったりと、スタッフの仲はいい方だと思います。ですが、年齢的に、結婚、出産などが多く、年に数人はスタッフが退職し入れ替わります。

ところが、せっかく中途採用で新しい人が入っても、年齢が離れていたり、他のスタッフと雰囲気が違いすぎて馴染めなかったり。なんだかんだ半年も続かずに辞めてしまう人もいて、困っていました。
スタッフルームでは「院長の面接センスないよね?」「最初から合わない感じだったよね?」なんて話に。一方で院長からは、「既存のスタッフの仲が良すぎて馴染めないのでは?」「みんながいじめてるんじゃないの?」と、冗談とも本気とも取れる意見が…。
歯科医院のスタッフというのはどうしても女性中心のミュニティとなるので、そこには暗黙のルールや共有する雰囲気というものが良かれ悪しかれ存在します。これはどんな医院でも共通して言えることだと思います。しかし、それがスタッフの定着率に反映するほどの影響力を持つものだということは、男性の院長先生にとっては理解しがたいことのようなのです。

スタッフの言い分を院長に伝える

「もう少し他のスタッフと雰囲気が合う人を採用してほしい」。
ある時、思い切って院長にスタッフ全員から伝えてみました。すると、やはり院長は「雰囲気」といった漠然としたものは全く考慮していなかったとのことで、基本的に転職理由を聞いたうえで、キャリアとスキル、勤務条件、患者さんへの対応に問題がなさそうかを選考基準にしていたようです。
確かに今まで院長が採用して辞めていった人たちも、仕事はできないことはないし、悪い人たちではないんです。でも、年齢が離れていて、お昼休みの話題(ファッションや恋愛話)に乗ってこられなかったり、飲みに誘ってもあまり乗り気じゃなかったりと、なんとなく馴染めず…。たぶん、辞めていった人たちもいじめられたからとかそういった訳ではなく、なんとなく医院の雰囲気と合わないなと思っていたのだと思います。

院長面接の前にスタッフだけのプレ面接を

そして、院長との相談の結果、採用面接の際にスタッフも同席するという案が出ました。面接はたいていお昼休みの初めか、診療終了後に行っているのですが、ほとんどの人は少し早めに来るので、待っていてもらう時間があります。その時間に、助手の面接であれば助手が、衛生士の面接であれば衛生士が、プレ面接を行うというものです。
簡単な仕事内容や、医院の特徴をお話しし、さらに相手の方にもスタッフのことについての質問などをしてもらい、簡単な雑談をするようにしました。

双方の問題が一挙に解決

このプレ面接がなかなか好評。面接を受けに来た人も、スタッフと直接話しができることによってスタッフの雰囲気もわかり、院長には正直聞きにくい質問(院長はどんな人か、有給は使えているのか、給料はどのくらい上がるかなど)もでき、面接でこの医院に自分が合っているかいないかがわかりやすくなったようです(採用された人たちの感想)。
既存のスタッフも、どんな人が面接に来たのか、助手は特に求人を出すとたくさん応募があるので、誰を採用するかというのも院長だけで決めるのではなく、スタッフの意見も取り入れてもらえるようになりました。

特に、私たちスタッフとしては、院長にはわからないであろう「雰囲気」を重視してチェックをしていました。本当にみんな明朗快活なスタッフばかりなので、これを外してしまうとどうしても馴染めません。これは、プレ面接で初対面のスタッフとの会話が盛り上がるかどうかで見極めました。

スタッフの定着率UP!

実際にプレ面接でスタッフも面接に同席するシステムを開始してから、スタッフの定着率はUPしました。やはりスタッフのタイプ、雰囲気というのは重要です。現在、助手に関しての採用はほぼスタッフが決定権を持っている状態です。院長も面接が終わると「どうだった?」「誰がよかった?」とスタッフに聞いてきて、相談してくれるようになりました。やはりその中で、院長はいいと思っていても、スタッフ的にはどうも合わなそうと感じることもあり、それを話し合えるようになったのはとてもいいことだと思います。

一度だけですが、面接を受けに来た人側から「スタッフの雰囲気が若すぎて合わない」という理由でお断りをされたことがあります。その人は、やはり私たちもプレ面接でNGだと思っていたのですが、先方もそう感じていたようです。既婚の30代半ば、大人しい感じの人でした。
院長はキャリアや条件でいいなと思っていたらしく、プレ面接がなければ、採用になっていたかも……。そうしたらきっと既存スタッフと馴染めず、すぐに辞めてしまっていたのではないかと思います。

年代や雰囲気が似ているスタッフを採用すると、やはり既存のスタッフと仲良くなるのも早く、多少仕事がきつくても、人間関係が良いということで続けてもらえるようです。もちろん「仕事ができる」ことは当然ですし、同じ雰囲気の人ばかりだと「多様性」には欠けるかもしれませんが、小規模な歯科医院ではスタッフ間の相性というのがかなり重要な気がします。
男性の院長ではどうしてもその「雰囲気」というのがわからないのでしょうか、院長がいいと思う人と、私たちがいいと思う人はいまだにあまり一致することがありません(苦笑)。
今回、スタッフでのプレ面接をやってみてとてもいい成果が出ていると思うので、今後も継続していく予定です。

 

歯科助手 すずき 35歳・女性

19歳から歯科助手を始めて16年。歯科助手が天職だと思っている。いずれは歯科助手の就職、転職支援を行うような事業を行いたいと考えている。横浜生まれ横浜育ちだが、30歳の時に大阪出身の夫と結婚し、現在は大阪在住。最近は大阪での生活にも慣れてきた。

 

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